Клиент — компания, работающая с Wildberries, столкнулась с регулярной задачей формирования товарных накладных для передачи через систему электронного документооборота.
Процесс был полностью ручным:
• данные брались из отчётов Wildberries;
• товары сопоставлялись вручную;
• накладные заполнялись в интерфейсе системы электронного документооборота;
• высокая вероятность ошибок и потери времени.
Задача — автоматизировать формирование накладной и сократить участие бухгалтера до минимальных действий.
Проблема
Основные сложности в работе клиента:
- ручное заполнение накладных занимало значительное время;
- необходимость сверять данные из нескольких источников:
- уведомление о выкупе;
- еженедельный отчёт Wildberries;
- внутренние таблицы;
- ошибки при сопоставлении товаров и кодов;
- высокая нагрузка на бухгалтерию;
- невозможность масштабирования при росте объёмов.
Решение
Разработано десктопное приложение, которое автоматизирует процесс формирования накладной.
Принцип работы:
- Пользователь вводит номер уведомления о выкупе.
- Программа:
- обрабатывает отчёт Wildberries;
- сопоставляет товары через таблицу товарных номеров;
- подставляет соответствующий GTIN и необходимые данные;
- рассчитывает количество и стоимость;
- Формирует готовую товарную накладную.
- Документ автоматически появляется в системе электронного документооборота.
От пользователя требуется только одно действие — ввести номер уведомления.
Особенности реализации
- работа без установки — запуск через файл .exe;
- интеграция с внутренними Excel-таблицами клиента;
- автоматическое сопоставление товаров и кодов;
- учет структуры данных Wildberries;
- формирование накладной в формате, совместимом с системой электронного документооборота;
- устойчивость к ошибкам ввода;
- минимальный пользовательский интерфейс.
Результат
После внедрения решения:
- время формирования накладной сокращено с нескольких часов до нескольких секунд;
- ручной ввод данных минимизирован до ввода номера уведомления о выкупе;
- снижено количество ошибок;
- упрощена работа бухгалтера;
- процесс стал воспроизводимым и стабильным.
Практический эффект
Было:
- ручная работа с отчётами и Excel;
- постоянные проверки и правки;
- высокая вероятность ошибок;
- зависимость от конкретного сотрудника.
Стало:
- одно действие — ввод номера уведомления;
- автоматическое формирование накладной;
- стабильный результат;
- возможность масштабирования без увеличения штата.
Где это особенно полезно
Решение актуально для:
- поставщиков Wildberries;
- компаний с регулярными отгрузками;
- бухгалтерии с высокой нагрузкой;
- бизнеса, где важна точность документооборота;
Вывод
Автоматизация формирования товарных накладных позволяет убрать один из самых рутинных процессов в работе бухгалтерии.
Даже при небольшом объёме операций решение быстро окупается за счёт экономии времени и снижения количества ошибок.
