Автоматизация товарных накладных Wildberries: несколько кликов вместо ручной работы

К нам обратился селлер Wildberries. Каждую неделю его бухгалтер формировал товарную накладную по уведомлению о выкупе.

Нужно было обработать отчёт, сверить товары и заполнить документ. За месяц эта работа занимала несколько полных рабочих дней.

Мы перенесли привычный алгоритм в отдельную программу. Теперь бухгалтер вводит номер уведомления и нажимает «Получить ТТН».

Что именно требовалось автоматизировать

Задача не сводилась к переносу одной таблицы в другую. Для накладной использовались три источника:

• уведомление о выкупе;
• еженедельный отчёт Wildberries;
• внутренняя таблица товарных номеров.

Внутренняя таблица содержала названия, описания продукции и GTIN.

GTIN — это уникальный международный код товара.

Но для накладной подходили не все строки. Бухгалтеру требовались только операции со значением «Продажа».

Почему процесс отнимал несколько дней в месяц

После очистки отчёта начиналась сверка товаров. Нужную позицию нельзя было определить только по названию.

Бухгалтер сопоставлял код номенклатуры, артикул поставщика и размер. Затем находил товар во внутреннем справочнике.

Данные переносились в шаблон накладной. Для каждой позиции указывались товарные коды, описание и количество.

Этот порядок повторялся каждую неделю. К концу месяца набиралось несколько рабочих дней.

Как мы подошли к задаче

Сначала бухгалтер показал процесс целиком: от уведомления до готового документа.

Это было важно. Часть правил существовала только в рабочей практике.

Например, одинаковые названия ещё не означают одинаковый товар. Значение имел артикул и код товара.

Мы описали все действия и проверки. Затем перенесли их в программу.

Как теперь формируется накладная

В программе есть поле для номера уведомления и кнопка «Получить ТТН».

После запуска она:

1. Находит данные выбранного уведомления.
2. Использует связанный еженедельный отчёт.
3. Собирает только строки с продажами.
4. Сопоставляет товары с внутренним справочником.
5. Объединяет количество по позициям и размерам.
6. Создает счет-фактуру по готовому шаблону.

В основании документа указываются номер и дата уведомления. Остальные поля заполняются по правилам клиента.

Готовая накладная появляется в системе электронного документооборота. Бухгалтеру остаётся проверить документ.

Как программа собирает строку товара

Название в накладной имеет строгую структуру. Поэтому текст из отчёта нельзя перенести как есть.

В строку входят GTIN, код покупателя и код поставщика. Далее указываются название, описание и страна производства.

Количество товара собирается по соответствующим артикулам и размерам.

Так документ приобретает необходимый вид. Ручное заполнение каждой позиции больше не требуется.

Что происходит при несовпадении данных

Программа не подставляет наиболее похожий товар.

Для каждой строки должно найтись однозначное соответствие. Иначе позиция передаётся на проверку.

Также сверяется общее количество товаров. При расхождении накладная не считается готовой.

Проверяется и наличие обязательных данных.

Пользователь всегда получает понятную причину остановки.

Почему нельзя просто перенести отчёт в накладную

Данные приходили из нескольких документов. Отчёт нужно было очистить, а товары — сопоставить со справочником.

Затем результат требовалось перенести в другую систему. Одного копирования здесь недостаточно.

Кроме того, совпадение учитывает несколько признаков. Одного названия для бухгалтерского документа мало.

Поэтому клиенту требовался цельный инструмент, а не ещё одна таблица.

Что изменилось для бухгалтера

Раньше бухгалтер каждую неделю собирал накладную вручную. За месяц уходило несколько рабочих дней.

Теперь достаточно:

1. Запустить программу.
2. Ввести номер уведомления.
3. Нажать «Получить ТТН».
4. Проверить документ.

Программа работает без установки и запускается отдельным файлом.

Бухгалтер больше не собирает накладную построчно. Он контролирует готовый результат.

Что подготовить перед разработкой

Нужны реальные документы за несколько недель. Один идеальный пример не покажет спорные ситуации.

Также потребуются справочник, шаблон накладной и правила сопоставления. Полезно собрать примеры ошибок.

Главное — показать действия бухгалтера в обычной рабочей ситуации. Тогда программа повторит реальный процесс.

FAQ

Можно ли автоматизировать товарные накладные Wildberries?

Основную повторяющуюся работу — да. Финальную проверку лучше оставить бухгалтеру.

Что будет, если товар не найден?

Программа не подставит случайное совпадение. Строка передаётся на проверку.

Подойдёт ли программа другому селлеру?

Сам подход подойдёт. Но документы и правила каждого бизнеса изучаются отдельно.

Сколько времени экономит решение?

В этом проекте освобождалось несколько рабочих дней ежемесячно. Еженедельная обработка сократилась до нескольких кликов.

Нужна ли установка?

Нет. Программа запускается отдельным файлом на рабочем компьютере.

Главное

Автоматизация товарных накладных Wildberries полезна там, где процесс повторяется каждую неделю с множеством товаров. А соответственно отнимает много рабочего времени.

В проекте ParsingSite программа обрабатывает отчёт, сопоставляет товары и формирует накладную. Бухгалтеру остаются несколько кликов и проверка результата.

Материал подготовил: Поповичук Д.В., менеджер компании ParsingSite